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Cómo crear contenido accesible en Word y luego convertir el archivo a formato PDF
1. Pautas generales:
2. Uso de las estructuras, títulos y estilos de Word para navegar por el documento
3. Utilizar el editor de Word para mejorar la accesibilidad
3.1. Color, formato y fuente de texto accesible
a.	Colores
b.	Fuentes
3.2. Agregar texto alternativo para los elementos visuales
a.	Tablas
b.	Imágenes y dibujos
c.	Listas
d.	Hipervínculos
4. Comprobar la accesibilidad del documento
4.1. Cómo verificar que el contenido de un documento en Word es accesible
5. Exportar el archivo Word a pdf
6. Convertir el archivo pdf a formato Epub
7. Bibliografía consultada

Cómo crear contenido accesible en Word y luego convertir el archivo a formato PDF 

1. Pautas generales
•	Tipos de letras sin serifa. Por ejemplo: Verdana, Arial o Calibri. 
•	Tamaño mínimo de 12 puntos. 
•	Interlineado mínimo de 1,5.
•	Alineación izquierda.
•	Utilizar sangrías para marcar los párrafos.
•	No utilizar negritas, cursivas o subrayados.
•	Usar las mayúsculas sólo para los títulos. 
•	Utilizar un buen contraste: lo mejor es fondo blanco con texto en negro. 
•	La escritura siempre debe ser lineal de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. 
•	Evitar intercalar imágenes con el texto.
•	Evitar las tablas, o agregar una síntesis de la tabla. 
•	Explicar las abreviaturas y acrónimos la primera vez que aparecen en el documento. 
•	Terminar cada página con un punto, es decir, evitar cortar la frase al final de la página y que esta continúe en la página siguiente.
•	Especificar claramente el destino de los enlaces (indicar si se abre en ventana nueva o en la misma, y si es otra web, explicitar cuál). Evitar referencias como “clic aquí” o “más información”, etc. 
•	No basar la información sólo en la diferencia de colores. 
•	Etiquetar como “figura” y añadir texto alternativo en las imágenes y gráficos. 
2. Uso de las estructuras, títulos y estilos de Word para navegar por el documento

Los documentos deben tener una organización jerárquica bien definida. Deben incorporar marcas que describan cada elemento estructural (título, capítulos, secciones, párrafos, listas) como se detalla a continuación. 

Advertencia: La estructura no debe ser sólo visual. Los lectores de pantalla no diferencian mayúsculas y negritas por lo que utilizar estos recursos para diferenciar los títulos del resto del texto, no añade información sobre la estructura de éste. 

El uso de Títulos es muy útil y hace que el contenido sea mucho más accesible para usuarios de lector de pantalla y personas con baja visión o con dislexia, ya que permite crear documentos bien estructurados, en los que es fácil navegar y en los que es más sencillo encontrar el contenido.
Es muy importante utilizar la galería de Estilos de Word, que facilita crear secciones en un documento. Los estilos de Word están diseñados para que pueda ser fácil navegar, son reconocibles por los lectores de pantallas y poseen un buen contraste de color.
Cuando se estructura un documento utilizando los Títulos, permite abrir el panel de navegación que muestra la estructura completa del documento. Además, se puede insertar una tabla de contenidos lo que facilita su navegación.

Se debe comprobar que todos los estilos de Título sigan el orden correcto: un título de nivel inferior debe estar precedido por un título de nivel inmediatamente superior; es decir, un Título 3 debe estar siempre después de un Título 2 y no después de un Título 1. Esto ayuda a los lectores a navegar por el documento y a encontrar información.

Advertencia: Se recomienda eliminar toda protección del documento antes de convertirlo a PDF.

3. Utilizar el editor de Word para mejorar la accesibilidad

Esto permite comprobar la ortografía de las palabras y los errores gramaticales, y además - para aquellos usuarios con dislexia- ofrece sinónimos y les posibilita que esas palabras sean leídas en voz alta, para así elegir la más conveniente.
Si se selecciona ver más, el editor permite leer en voz alta la frase entera, los sinónimos y visualizar la explicación.

3.1. Color, formato y fuente de texto accesible

a.	Colores
Cuando se crea un documento se debe asegurar que el texto se muestre correctamente en relación al color, el formato y la fuente.
Para verificar el contraste de colores, se puede descargar de forma gratuita el software Color Contrast Analyzer (CCA) a través de este enlace. 
Esto permitirá comparar el color del texto de los documentos con el color de página, los fondos de celda de tabla, el resaltado, el color de relleno del cuadro de texto, el sombreado de un párrafo, los rellenos de forma y de los dibujos SmartArt, los encabezados y pies de página, como así también los hipervínculos.

Advertencia: No utilizar sólo el color para transmitir información. Además del color, se debe incluir la información mediante otro sistema alternativo. Por ejemplo, una persona que no puede distinguir colores no puede comprender un gráfico circular cuando sólo se utiliza el color para distinguir cada sección del gráfico. Añadir un subrayado al texto de hipervínculo codificado por colores puede ayudar a las personas daltónicas a saber que el texto está vinculado, aunque no puedan ver el color.

Figura 1: Ejemplo de gráfico con etiquetas y colores

Si el documento tiene un alto nivel de contraste entre el texto y el fondo, más usuarios podrán ver y utilizar el contenido.

b.	Fuentes

Las fuentes sin serifa o también denominadas de “palo seco” -sin bordes, sin remates o sin adornos- son las recomendadas, siempre tamaño 12 o superior. Interlineado 1,5 o superior.
Advertencia: No utilizar más de dos tipografías diferentes en un mismo documento.
A continuación un ejemplo de las sugeridas:
Fuentes que debe evitar	Fuentes sugeridas	
Times New Roman	Calibri	
Bodoni	Lucida	
Bookman Old Style	Tahoma	
Garamond	Franklin	
Caligráficas	Arial	
	Verdana	

Advertencia: Evitar números romanos porque los lectores de pantalla los leen como letras.

3.2. Agregar texto alternativo para los elementos visuales
El texto alternativo es muy importante para aquellas personas que no pueden ver la pantalla, o no la ven con claridad.
a.	Tablas 
Es conveniente crear filas de encabezados y repetirlos en cada página. Cuando se definen los encabezados de una tabla de datos en Microsoft Word, es necesario que esté activada la casilla “Repetir como fila de encabezado en cada página”. Es conveniente agregar un título para cada tabla, así como para cada ilustración, ecuación y otros objetos.

b.	Imágenes y dibujos
Se deben seleccionar aquellos que sean de líneas simples y colores planos, que se correspondan estrictamente con el contenido y no agreguen información extra. Incorporar texto alternativo y título descriptivo. Se sugiere:
•	Descripción sencilla.
•	No colocar “foto de”.
•	Si hay información crucial (hora/fecha/lugar/enlace) asegúrese de incluirlo.
Puede que resulte más práctico describir el objeto en el propio texto del documento que en el campo de texto alternativo del objeto. Las imágenes decorativas no necesitan alternativa textual.
c.	Listas
•	Utilizar listas con viñetas para resaltar cada uno de los elementos.
•	Utilizar las listas numeradas para describir el orden correcto en una secuencia.
d.	Hipervínculos
Es conveniente seleccionar un texto significativo para el hipervínculo. De esta manera el propio texto del hipervínculo informará al usuario del propósito del enlace.
4. Comprobar la accesibilidad del documento

Hay que trabajar primero la accesibilidad en el documento origen. Es recomendable comprobar la accesibilidad de nuestro documento periódicamente y no dejarlo para el final, especialmente cuando se trata de documentos extensos.
Utilizar para ello el comprobador de accesibilidad de Word. La herramienta genera un informe de los problemas y explica cómo deben corregirlos.

4.1. Cómo verificar que el contenido de un documento en Word es accesible

Para realizar la comprobación de accesibilidad en Word, se deben seguir los siguientes pasos:
Clic sobre Archivo y después en Información.

a)	Seleccionar el botón Comprobar si hay problemas.

b)	En el desplegable que aparece, pulsar sobre Comprobar accesibilidad. Y se abrirá el panel Comprobador de accesibilidad.

Para mayor explicación ver el siguiente video: Video explicativo sobre cómo hacer accesible un documento en Word
5. Exportar el archivo Word a pdf

Crear documento pdf.

6. Convertir el archivo pdf a formato Epub
Finalmente, se debe tener presente que para que el archivo pueda ser totalmente accesible- especialmente para lectura en cualquier tipo de pantalla- conviene convertirlo a formato epub con alguna herramienta afín, tal como Convertio, disponible en https://convertio.co/es/pdf-epub/ o Calibre desde https://calibre-ebook.com/.

7. Bibliografía consultada
Carreras, O. (1 de septiembre de 2019). Guía básica de accesibilidad para editores de contenido. Usable y accesible. https://olgacarreras.blogspot.com/2019/09/guia-basica-de-accesibilidad-para.html
Microsoft. (s.f.). Haga que los documentos de Word sean accesibles para personas con discapacidades. Recuperado 7 de septiembre de 2020, de https://support.microsoft.com/es-es/office/haga-que-los-documentos-de-word-sean-accesibles-para-personas-con-discapacidades-d9bf3683-87ac-47ea-b91a-78dcacb3c66d
San Antonio Álvarez. F. y Gutiérrez Sánchez, M.I. (2017) Decálogo para crear un PDF accesible. Universidad Complutense de Madrid. https://eprints.ucm.es/54854/1/decalogo_pdf_accesible.pdf
Valencia Chaverra, M.P. y Chicaiza Espinosa, J. (2015). Cómo crear documentos PDF accesibles. En J.R. Hilera-González y E. Campo-Montalvo. (Eds). Guía para crear contenidos digitales accesibles. Documentos, presentaciones, vídeos, audios y páginas web. (pp. 75-131). Universidad de Alcalá. http://www.esvial.org/wp-content/files/ESVIAL.LibroDigital.pdf

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